KETIKA PROYEK HARUS TERHENTI DI TENGAH JALAN (3)

ilustrasi merubah strategi

(Lanjutan dari bagian kedua)

3. Rubah Strategi

Sebuah proyek dijalankan di atas fungsi-fungsi manajerial yang telah ditetapkan di awal. Peluang dan tantangan digambarkan dengan rinci melalui analisis SWOT yang matang. Ketika proyek terindikasi macet, maka ada langkah-langkah alternatif yang disiapkan untuk menghindari kerugian. Lalu bagaimana bila indikasi kemacetan proyek itu benar-benar terjadi? Disini owner perlu mencermati apa saja penyebab yang menjadi kendala dalam proyek, apakah berasal dari eksternal maupun internal proyek, dan seterusnya.

Owner dengan perangkat manajerial yang dimilikinya merupakan pemegang kendali tertinggi atas proyek. Melalui proses evaluasi dan monitoring dan bahan-bahan yang disajikan pada laporan neraca proyek, Project Manager (PM) dapat mendeteksi pada fungsi apa kendala muncul. Dari situ disiapkan strategi-strategi yang bisa diambil untuk mengatasi kendala-kendala tersebut. PM dapat menyusun peta strategi yang realistis dan eksekutabel mulai dari hal yang paling prinsip dan teknis hingga hal-hal lain yang terkait dengan ekosistem proyek. 

Peta strategi ini memuat sekurang-kurangnya kelompok risiko proyek, rincian kendala per item risiko, strategi penanganan, berikut PIC yang diberikan tugas/beban untuk menanganinya. Lebih luas lagi dapat ditambahkan target waktu, checklist item-item eksekusi, output, hingga outcome yang didapatkan. Supaya berjalan efektif, PM atau direksi menunjuk juga tim monitor yang mengukur dan memberikan laporan atas pelaksanaan peta strategi dengan target waktu penyelesaian tertentu.

contoh peta strategi untuk Project Manager

Dalam hal tertentu, peta strategi antara PM dipisah dengan peta strategi owner, dimana peta strategi owner disusun lebih luas tidak hanya menyangkut seputar proyek saja.

contoh peta strategi untuk owner

Di atas adalah contoh sederhana dari peta strategi yang dapat dijadikan sebagai bahan acuan dalam penentuan alternatif strategi yang diambil owner dalam mengatasi indikasi-indikasi kemacetan proyek, baik langsung maupun tidak langsung berhubungan dengan proyek. Adapun item-item risiko apa saja, rincian kendala-kendala, dan strategi penanganannya tentu owner sendiri yang lebih mengetahui kebutuhannya di lapangan. Agar peta strategi ini memiliki kekuatan untuk diaplikasikan, maka ditetapkan dalam keputusan atau surat edaran direksi perusahaan owner.

(bersambung ke bagian 4)