 |
| ilustrasi proyek macet |
Oleh Admin
Adalah suatu keniscayaan sebuah proyek direncanakan dengan berbagai persiapan, perhitungan, analisa, dan pertimbangan-pertimbangan yang mendalam. Semuanya dilakukan guna memantapkan arah pelaksanaan proyek agar tetap pada jalur menuju tujuan yang ditetapkan yaitu selesainya proyek dengan sukses. Di akhir proyek ada target-target yang ingin dicapai, batu loncatan yang hendak dilewati, dan impian-impian besar untuk kemajuan di masa mendatang tentunya. Namun apakah setiap proyek yang direncanakan tersebut akan selamat sampai tujuan, tentu bukan sebuah keharusan. Ada banyak faktor yang dapat menyebabkan rencana matang sebuah proyek harus macet di tengah jalan. Lalu apa saja alternatif solusi untuk melewatinya?
Proyek yang macet adalah momok bagi owner. Tertundanya sebuah proyek tidak hanya sebatas kerugian akibat pembengkakan biaya, namun lebih dari itu adalah pertaruhan kepercayaan (trust) baik dari user/konsumen/client maupun keyakinan internal akan kemampuan untuk menyelesaikan proyek tersebut. Owner benar-benar akan diuji sejauh mana mitigasi-mitigasi risiko yang telah disusun dalam perencanaan awal dapat menjadi pegangan yang dapat menolong di tengah kebimbangan. Owner akan diuji sebesar mana kapasitas mental untuk bertanggungjawab dan mencari alternatif-alternatif jalan untuk membuat proyek kembali berjalan dan selesai sampai tujuan. Tanggung jawab tersebut terutama ketika proyek melibatkan dua atau lebih entitas selain owner.
Proyek tidak sekedar sebuah event atau kegiatan yang dibuat asal jalan. Proyek ibarat panggung pertunjukan (show) yang didalamnya para entitas tampil untuk menjalankan peran dan kepiawaiannya masing-masing. Selesai pertunjukan, benefit berupa salary dari penjualan tiket, hasil rekaman, merchandise, royalti, serta melejitnya ketenaran akan didapatkan manakala entitas membawakan perannya dengan baik. Sebaliknya bila pertunjukan gagal, kekecewaan penonton dan jatuhnya pamor ketenaran sudah menunggu di depan mata. Begitulah kira-kira gambaran betapa sebuah proyek adalah penentuan dan pertaruhan nama baik bagi entitas yang terlibat didalamnya. Lalu bagaimana alternatif langkah-langkah yang dapat diambil ketika proyek terindikasi macet, berikut kita ulas 7 langkah yang dapat ditempuh.
1. Evaluasi Proyek Sebagai Langkah Pencegahan
Meski proyek terindikasi tidak berjalan semestinya, namun waktu terus melaju tanpa rem dan stasiun. Disinilah letak critical point nya. Peribahasa bahwa waktu adalah (l)uang tidak pernah salah. Luang dapat diartikan nafas dan jeda untuk berfikir, melakukan review, membaca peta prospek, "arah angin", dan peluang dari berbagai sisi. Roda zaman menggilas kita, terseret tertatih-tatih. Begitu nasihat Ebiet G. Ade dalam lagunya "Menjaring Matahari".
Evaluasi merupakan langkah pencegahan yang amat penting. Dalam perencanaan awal, kegiatan evaluasi hendaknya dijadikan agenda utama setiap pertemuan rutin manajemen. Bahan-bahan yang disajikan dari masing-masing divisi ditelaah dengan seksama untuk mendeteksi kemungkinan timbulnya masalah. Owner harus melakukan monitoring terhadap fungsi-fungsi manajerial yang berimplikasi langsung maupun tidak langsung terhadap proyek. Produksi/pekerjaan dievaluasi dengan membandingkan antara progres pekerjaan dengan marketing, sehingga pengeluaran biaya dapat terukur. Sesekali top manajer owner turun ke lapangan (spot check) untuk memastikan progres dan kualitas produksi sesuai dengan rencana dan standar yang ditetapkan.
Keputusan manajerial juga menjadi objek evaluasi karena ada kalanya masalah muncul dikarenakan keputusan yang tidak tepat. Demikian juga dalam hal administratif, dinamika dalam pengurusan legalitas, perijinan, atau koordinasi lingkungan. Terlebih dalam urusan finansial seperti transaksi-transaksi dalam rangka procurement, penempatan kas, otorisasi perbankan, penempatan orang/SDM, hubungan kemitraan, dan sebagainya. Semua lini harus dievaluasi menyeluruh secara berkala.
Hampir mayoritas masalah proyek disebabkan oleh orang, baik itu karena human error (khilaf), human mistake (sesat), maupun human fraud (pelanggaran). Dari level top management hingga pelaksana paling bawah bisa melakukan bibit-bibit masalah, dari yang minor hingga mayor. Owner harus memiliki ketegasan profesional dan mekanisme alternatif bila permasalahannya adalah orang, meski harus berhadapan dengan orang-orang terdekat. Meski rumit dan pelik, keputusan-keputusan terkait dengan orang/SDM ini harus diambil mengingat pertaruhannya adalah keselamatan proyek. Meski demikian, keputusan terkait orang haruslah diambil secara bijak dan hati-hati, mengingat dampak yang ditimbulkan sifatnya memanjang, bahkan hingga proyek selesaipun belum tentu dampak tersebut reda.
(bersambung ke bagian 2)
Comments
Post a Comment